Existem recursos, comuns para a rotina das empresas, que facilitam a contratação de fornecedores de produtos e serviços. Conhecidos como RFI, RFP e RFQ, esses recursos são procedimentos que trazem mais segurança no momento das compras para os compradores e contratantes, permitindo gestão eficiente dos contratos e segurança jurídica.
No artigo a seguir, você vai conhecer mais sobre o RFI, o RFP e o RFQ e vai descobrir como eles impactam nas suas compras. Boa leitura!
RFI
Abreviação de “solicitação de informações” (ou, do inglês, Request For Information), a RFI é um documento preliminar usado por empresas que não entendem o mercado em que estão prestes a entrar. No caso de uma empresa que estivesse buscando estruturar sua Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM), por exemplo, ela usaria uma RFI se não tivesse experiência anterior e quisesse conhecer as possibilidades no espaço da CRM.
Como o RFI é mais um documento para apuração de fatos, você deve fazer perguntas abertas que permitem ao fornecedor falar sobre o conjunto completo de ofertas. Normalmente, a RFI indicará os desafios de negócios que você está enfrentando e, em seguida, o fornecedor poderá adaptar sua resposta dentro do contexto desses desafios.
Muitas vezes, o fornecedor explicará sua posição no mercado (por exemplo, em quais indústrias ele é especializado), como ele licencia seu produto e que outras taxas você pode esperar.
RFP
A RFP é uma “solicitação de proposta” (do inglês, Request For Proposal), um documento que solicita aos fornecedores que proponham soluções para os problemas ou requisitos comerciais de um cliente.
Normalmente, uma RFP é o passo seguinte de uma RFI — na verdade, é raro que uma empresa passe de uma RFI para uma RFQ (por motivos que ficarão claros no próximo item). Uma RFP deve conter muito mais especificidade em termos de quais são as necessidades de uma empresa, delineando as metas de negócios para o projeto e identificando requisitos que são necessários para o trabalho que está sendo solicitado.
A chave para este documento é que deve haver detalhes suficientes para permitir que os fornecedores tenham o contexto de que precisam para propor uma solução válida, mas ainda precisa permitir uma margem de manobra suficiente para aplicarem criatividade e melhores práticas para atender a essas necessidades.
RFQ
A “solicitação de cotação”, o RFQ (do inglês, request for quotation) é um documento ainda mais específico que impacta suas compras, que detalha exatamente as especificações exigidas pela empresa. Em uma situação em que um RFQ é usado para um projeto de software B2B, por exemplo, a empresa sabe o suficiente sobre seu sistema atual e exatamente como deseja alterá-lo ou melhorá-lo no futuro.
Ao contrário da RFP, que permite a flexibilidade do fornecedor para sugerir soluções criativas para o problema, uma empresa que implanta uma RFQ não está à procura de criatividade, mas sim que o fornecedor implante o software usando especificações predeterminadas.
Normalmente, o RFQ contém uma tabela que lista cada requisito e solicita ao fornecedor que avalie sua capacidade de atender a esse requisito. O fornecedor então especificará se ele pode atender ao requisito pronto para uso, se ele exigirá alguma configuração, se exigirá algum código personalizado ou se será necessário alavancar um fornecedor terceirizado.
Se a sua empresa possui, pelo menos, porte médio, é possível melhorar os resultados dos seus contratos através da aplicação desses sistemas de seleção.
