O Business Process Outsourcing – BPO é um modelo interessante para as empresas, porque ele está focado na terceirização de diversos processos e funções de negócios. Funciona como a delegação de tarefas para profissionais de empresas parceiras. Entretanto, não são todos os tipos de trabalho que se encaixam aqui, apenas aqueles considerados secundários ou burocráticos.

Dessa forma, a empresa pode se dedicar à gestão e execução de tarefas que sejam de fato relevantes. As partes estratégicas para a empresa permanecem em pleno funcionamento, sendo elas a produção, marketing, compras e vendas. A terceirização, por sua vez, estará focada em exercer atividades que sejam de cunho operacional.

Benefícios e riscos

Entretanto, ao mesmo tempo em que o BPO apresenta benefícios para a empresa, ela também pode criar alguns riscos. Isso porque se está contratando uma empresa diferente e mesmo que haja uma orientação, não se pode ignorar que tal empresa tenha uma metodologia e forma de trabalho diferente. Se não houver atenção nesta questão, pode haver o comprometimento da reputação da empresa contratante.

Ainda há a questão de que a terceirização é um processo desgastado no Brasil, em que sempre se noticiam inúmeras tentativas de implantação que ao final não dão certo. Portanto, pode haver rejeição da diretoria ou dos departamentos, problemas de aceitação do mercado, e ainda o desestímulo para que os gestores de compras continuem com os seus processos.

Ao que a empresa contratante tem que ter atenção

A contratante tem que tomar algumas providências e observar alguns parâmetros antes de efetivar a contratação da empresa terceirizada. E tudo começa com a definição de quais serão exatamente as funções terceirizadas por meio do BPO de compras. Depois é criado um RFP que seja bem objetivo e claro com a descrição de cada uma das atividades. Importante também é contratar uma empresa que tenha boas referências e reputação no mercado.

Para garantir o bom serviço prestado deve-se exigir que estas empresas tenham um sistema de backup dos seus funcionários. Contudo, a empresa contratante também tem a sua responsabilidade em auxiliar os prestadores de serviço o máximo que for preciso, pelo menos no início, para o desempenho das atividades. Assim, o prestador atingirá um nível de maturidade para a realização das atividades de forma muito mais rápida. Quanto maior o suporte, melhores serão os resultados.

O papel da empresa contratada

A empresa contratada também tem que estar atenta a algumas questões na hora que for fechar o contrato, como também durante o tempo de trabalho conjunto. Logo, faça uma boa negociação do contrato e conheça muito bem a empresa que fará parceria. Desta forma, é possível promover a gestão da qualidade do serviço prestado e poder focar continuamente em melhorias.

Para garantir a qualidade, nunca inicie uma operação sem ter a capacidade necessária para o atendimento esperado. Logo, não aceite a fixação de metas que estejam acima da capacidade de entrega. Também é importante fazer o acompanhamento da operação, seja das pessoas ou das partes técnicas, para que a qualidade do trabalho seja garantida.

Por fim, os funcionários da empresa contratante devem sempre tratar os terceiros com respeito e igualdade, não há negociações com relação a isso. Por isso, prever penalidades para aqueles funcionários que não colaborarem ou boicotarem o projeto pode ser um caminho.